会社のAIは鍵付き、現場のAIは鍵なし。
――大手製造業が抱える「シャドーIT」の実態

ある大手製造業との商談で、印象に残るやり取りがあった。この会社では、社内向けに公式のAIツールが用意されていて、データが外部に漏れないよう、閉じた・統制された環境で使う仕組みになっている。ところが、その同じ会社の現場では、スタッフが私物のスマートフォンに入ったフリー版のAIアプリを使い、写真を撮って検索する、という運用が自然に広がっていた。

会社のAIには鍵がかかっている。しかし現場のAIには、鍵がかかっていない。同じ会社の中に、この2つが同居している。

経営層に上がる情報の姿

この会社の担当者によれば、経営層・管理層に上がってくる報告は、基本的に「イエスかノーか」「やるかやらないか」という最終的な結論だけだという。そこに至るまでの細かいやり取りやプロセスは、上には見えてこない。

これは特に珍しい話ではない。組織が大きくなれば、現場の細部まで経営層が把握するのは現実的ではないし、そうあるべきでもない。問題は、この「結論だけが上がる」構造の中で、現場が実際にどんな手段で情報をやり取りしているかが、見えにくくなってしまうことだ。

現場で自然発生した"シャドーIT"

この会社には、社内向けの公式AIツールがある。しかし、それに相当する承認済みのAIツールが、現場のスタッフには行き渡っていないケースがあった。

結果として何が起きたか。現場のスタッフは、自分の私物スマホに入っているChatGPTやGemini等のフリー版アプリを使い、写真を撮って検索し、答えを調べる、という使い方を自然に始めていた。誰かが命令したわけではない。困ったときに手元にあるもので何とかしようとした結果、そうなっていた。

なぜそれが起きるのか

この状況の根っこにあるのは、単純な構造だ。現場に承認された選択肢が無いから、非公式な手段が使われる。会社のAIが便利で統制されたものであっても、それが現場のスタッフの手元に届いていなければ、現場にとっては「無い」のと同じことになる。

これは「AIを使うな」という話ではない。むしろ逆で、現場のスタッフは日々の業務の中で、実際にAIを使う必要性を感じている。その必要性に対して、会社側が承認された手段を用意できていない――それが、私物スマホでのフリー版利用という形で表面化しているだけだ。

何が怖いのか

担当者はこの状況に強い危機感を持っていた。有料版でセキュリティがきちんとロックされていればまだいいが、一般的なフリーのソフトでどんどんそれをやられると、情報が勝手に外部へ流れていってしまうことが怖い、と語っていた。

写真を撮って検索する、という行為自体は、現場では日常的で自然な動作だ。だが、その写真に何が写り込んでいるかは、撮った本人にしか分からない。フリー版のAIアプリがその画像データをどう扱っているかまで、現場のスタッフが意識して使い分けているとは考えにくい。

会社としてはこの状況を認識し、今まさに規制・ルール整備を進めている最中だ。しかし、担当者自身も、そのルールがどこまで現場に浸透しているかは把握しきれていない様子だった。ルールを作ることと、それが現場に届いて実際に守られることの間には、まだ距離がある。

KOETEという選択肢

KOETEは、多国籍チームの報連相に特化したAI翻訳搭載チャットであり、フリー版AIアプリの代わりに画像検索をするようなツールではない。今回のようなシャドーITの問題を、KOETEひとつで解決できるわけではない。

ただ、この話に共通するのは、現場が非公式な手段に頼らずに済む、承認されたやり取りの場があるかどうか、という構造だ。日々の報連相やちょっとした確認事項が、私物のアプリやフリーソフトに流れていくのではなく、会社が把握できる場所に記録として残る。KOETEが提供しているのは、この「承認された場」の一つとしての位置づけだ。

• やり取りの記録：誰が・いつ・何を伝えたかが、個人の私物アプリではなく、会社が把握できる記録として残る
• AI翻訳（13言語対応）：現場のスタッフが母国語のまま報告・相談できるため、言葉の壁を理由に私物アプリへ流れる動機を減らせる
• 改善提案・トラブル報告：現場からの気づきや懸念をテンプレートで拾い上げ、対応状況とあわせて記録する

会社のAIに鍵をかけることと、現場にAIを届けることは、本来セットであるべきものだ。どちらか一方だけでは、今回のようなギャップは埋まらない。

なお、KOETEはSaaS（クラウドサービス）として提供しており、現場ごとの個別カスタム開発は行っていない。既存の機能とテンプレートの範囲で、どの現場でも使える形になっている。また翻訳はあくまで日常の業務コミュニケーションを支援するものであり、契約書などの法的文書への利用は推奨していない。