現場で誰がいつ入力するのかを先に考える

KOETEを紹介した打ち合わせで、現場への導入を考えるうえで大事な指摘をいただきました。チャットの便利さは分かる。一方で、日報や改善提案は、誰が、いつ、どのような環境で入力するのか。そこまで考えなければ、現場で使い続けられるか分からない、という指摘です。

機能を作る側は、できることを説明したくなります。しかし、使う人の一日を思い浮かべると、機能一覧だけでは答えられない問いがたくさんあります。

入力欄の外にある条件

導入に関する打ち合わせでは、外国籍人材の支援に携わる方から、報告を行う時間帯、携帯電話の電波や充電、習慣づくりを誰が担うのか、という懸念が出ました。

どれも具体的です。画面上では数回の操作で終わる報告でも、現場では端末を取り出せないかもしれない。電波が届かなければ送れない。入力の仕方を覚えても、仕事の流れのどこに入れるか決まっていなければ、後回しになる可能性があります。

日報を仕事として求めるのなら、入力する時間をどう確保するのかも、導入前に整理したいところです。勤務時間外に各自が何とかしてくれるという前提では、使う人の負担が見えなくなります。

さらに、最初の説明を誰がするのか。分からなくなったとき、誰に聞けばよいのか。報告を受け取った側は、いつ返事をするのか。運用の担当者まで決まって初めて、現場で試せる形になります。

この打ち合わせでは、既存のLINEグループで交わされる会話をKOETE側に取り込み、翻訳して確認する連携も紹介しました。新しいツールへ入力する負担を考えるための一例です。連携の対象や利用条件は、導入する現場に合わせて確認する必要があります。

ただし、連携を入れる際には、何が取り込まれ、誰に見えるようになるかを、参加者が分かる状態にしておく必要があります。業務の連絡と私的な会話が混ざっているなら、取り込む範囲から考え直す。使い慣れた道具に接続するからこそ、情報の扱いを曖昧にしない運用が大切です。

最初から、すべての日報、トラブル報告、改善提案を一度に始める必要はありません。たとえば、引き継ぎで毎回確認し直している連絡があるなら、その一つを試す対象にする。新しく増える作業と、減らせる作業を両方見ると、現場にとっての使い道がはっきりします。

入力を続けてもらうには、報告の先に何があるかも重要です。異常を知らせたら、担当者から確認の返事が来る。改善案を出したら、試すかどうかの説明がある。採用されなくても理由が分かる。そうした応答を、ツールを使う業務の中に組み込みたいと考えます。

試してみて入力が続かないときには、まず使う場面を見直す余地があります。項目が多すぎないか。日本語での説明が難しくないか。端末や通信に問題がないか。受け取る管理者の対応が止まっていないか。利用回数だけでは、どこが詰まっているか分かりません。

今回の指摘は、機能を増やすだけでは解決できない部分を教えてくれました。KOETEを使う人の負担と、受け取る側の仕事を一緒に考える。そのために、最初の打ち合わせで聞きたいことがあります。この現場では、誰が、いつ、どこで報告するのか。そこから導入の話を始めたいと思います。

KOETEの導入を検討する際は、まず一つの業務を選び、入力する側と受け取る側の流れを確かめてみてください。サービスの詳細や導入のご相談はKOETE公式サイトからご確認いただけます。

LINE連携は提供中です。取り込む会話の範囲、参加者に見える情報、利用条件は導入前に機能説明で確認してください。